• Controlling-BWA-Jahresübersicht 'auf Wareneinkauf'
• Controlling-BWA-Jahresübersicht 'auf Wareneinkauf' - Wertenachweis
• "SuSa" Summen und Saldenliste - Entwicklungsübersicht
• "OPOS" Positionen die in der Buchhaltung nicht sauber sind und das Betriebsergebnis beeinflussen
• Statische Liquidität
• Controlling Report
• Soll/Ist Vergleich
• Controlling-BWA-Entwicklungsübersicht 'auf Wareneinkauf'
• Controlling-BWA-Entwicklungsübersicht 'auf Wareneinkauf' - Wertenachweis

Bankbuchungen

- Anbindung der Bankkonten an das Datev Rechenzentrum

- Anbindung der American Express Kreditkarte an Getmyinvoices 

- Anbindung von Paypal an Datev



Lieferanten / Geschäftspartner (Kreditoren)

- Eingang aller Rechnungen grundsätzlich an eine separate E-Mail dafür (Buchhaltung@ deineDomain.de / accounting@deineDomain.de)

- alle Rechnungen die in adneren Postfächern ankommen, werden einfach an diese E-Mail-Adresse gesendet

- Abholung der Belege durch Getmyinvoices

- Anbindung diverser Portale an Getmyinvoices für automatisches abholen von Rechungen (z.Bsp. Canva, Telekom, Vodafone....1000 weitere)

- Anbindung Getmyinvoices an Datev (Belegbilderservice, nach Übergabe archivieren)

- Wöchentlich an einem festen Tag Verbuchen wir die Belege und stellen Zahlungsdateien bereit

- Nicht Sepa-Zahlungen ausserhalb EU) sind händisch separat zu tätigen



Kunden (Debitoren)

- Marktplatzverkäufe lesen wir automatisch aus

- Gutschriften ebenso

- Zuordnung von Zahlungen und Gutschriften zu jeder einzelnen Rechnung



Lagerbestand

- Zum Monatsende Ermittlung der aktuellen Lagerbestände und multiplikation mit dem Einkaufswert

- Buchung der monatlichen Lagerbestandsänderung durch uns zur Ermittlung des richtigen Warenverbrauches



Warenanlieferung

- monatliche Abstimmung über erfolgte Warenanlieferungen und Anzahlungen für Umbuchung 



Personalkosten

- Optional Zuordnung von Personalkosten zu Kostenstellen


- Lohnabrechnungen



Änderung Anlagevermögen

- Monatliche Korrekturen am Anlagevermögen



Transparenz zu Buchhaltungsklärfällen (Offene Posten = OPOS)

- OPOS Kreditoren (Lieferanten) ideal max 100 Positionen, max 1 Monat alt

- OPOS Debitoren (Kunden) maximal offen sollten 1-2 Monate die Verkäufe über Marktplätze sein, nichts älteres



Konto durchlaufende Kosten / unklare Vorgänge

Das Konto mit unklaren Vorgängen sollte keine Posiition >1000 € beinhalten, offene Positionen ideal maximal 1 Monat alt

Die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA), wie sie oft vom Steuerberater kommt, folgt dem Standardkontenrahmen SKR 03 oder SKR 04. Das ist wichtig für die Finanzbehörden – aber für unternehmerische Entscheidungen oft unbrauchbar.



Die Standard-BWA ist wie ein Stadtplan ohne Legende: technisch korrekt, aber schwer lesbar. Wo gehören Fahrzeugkosten hin? In manchen Firmen zählen sie zu den Personalkosten, bei einer Autovermietung hingegen direkt zum Wareneinsatz. Oder: Wo erscheinen Werbekosten – bei einem Dachdeckerbetrieb im allgemeinen Overhead, im E-Commerce vielleicht direkt neben den Vertriebskosten.



Jedes Unternehmen tickt anders. Deshalb braucht es eine BWA, die sich nicht am Finanzamt, sondern am Geschäftsmodell orientiert. Eine angepasste BWA übersetzt die bestehenden Buchungskonten in eine unternehmerisch sinnvolle Struktur: so, dass du als Geschäftsführer auf einen Blick siehst, wo du stehst – und was du tun kannst.



Unser Service erstellt für dich genau diese unternehmergerechte BWA. Aus den vorhandenen Buchungen bauen wir eine neue Übersicht, die zu deinem Geschäftsmodell passt. Klar, verständlich, entscheidungsrelevant.



Denn Buchhaltung ist nicht nur Pflicht – sie kann Führungstool sein. Wenn man sie so denkt.

Warum ist Liquiditätsmanagement entscheidend?



Ein Unternehmen kann profitabel sein und trotzdem in eine Liquiditätskrise geraten. Wenn das Geld knapp wird, Rechnungen nicht mehr pünktlich bezahlt werden können oder Kreditlinien ausgereizt sind, droht die Zahlungsunfähigkeit – und damit im schlimmsten Fall die Insolvenz.



Doch eine Liquiditätskrise bedeutet nicht automatisch das Ende. Mit einem gezielten Liquiditätsmanagement kannst du dein Unternehmen stabilisieren, die Kontrolle zurückgewinnen und einen nachhaltigen Turnaround schaffen.



Wenn sich eine Liquiditätskrise abzeichnet, ist schnelles Handeln gefragt. Die folgenden Sofortmaßnahmen helfen dir, sofort mehr finanziellen Spielraum zu schaffen:



Zahlungsfristen optimieren:

Verhandle mit Lieferanten längere Zahlungsziele.

Bitte Kunden um schnellere Zahlungseingänge (z. B. Skonto-Rabatte gegen Sofortzahlung).

Unnötige Ausgaben sofort stoppen:

Prüfe alle laufenden Verträge – gibt es Abonnements, Mietverträge oder Dienstleistungen, die du pausieren oder kündigen kannst?

Setze geplante Investitionen aus, wenn sie nicht unmittelbar umsatzrelevant sind.



Forderungsmanagement beschleunigen:

Mahnwesen sofort optimieren: Automatisierte Zahlungserinnerungen [&] Mahnungen einführen.

Factoring prüfen – damit kannst du offene Forderungen sofort verkaufen und Liquidität schaffen.



Liquiditätsreserven aktivieren:

Gibt es nicht genutztes Umlaufvermögen, das verkauft werden kann?

Besteht eine Möglichkeit, stille Reserven zu heben (z. B. durch den Verkauf von Vermögenswerten)?

Kann Ware rabattiert abverkauft werden um handlungsfähigkeit zu erreichen?

Wichtig: Diese Sofortmaßnahmen überbrücken eine akute Krise, ersetzen aber nicht eine strategische Neuausrichtung.



Ursachenanalyse: Warum ist dein Unternehmen in der Krise?

Nach der ersten Stabilisierung musst du herausfinden, warum dein Unternehmen in eine Liquiditätskrise geraten ist. Typische Ursachen sind:

- Zu hohe Fixkosten: Unflexible Kostenstrukturen, die nicht an Umsatzschwankungen angepasst sind.

- Zahlungsausfälle von Kunden: Wichtige Kunden zahlen verspätet oder gar nicht.

- Schlechte Finanzplanung: Liquiditätsengpässe wurden nicht rechtzeitig erkannt.

- Falsche Finanzierung: Hohe Fremdfinanzierung und hohe Zinslasten belasten den Cashflow.

- Sinkende Umsätze: Durch Marktveränderungen, saisonale Schwankungen oder steigenden Wettbewerb.



Tipp: Eine professionelle Finanz- und Liquiditätsanalyse hilft dir, die wahren Ursachen deiner Krise zu identifizieren.



Strategische Maßnahmen: Langfristige Liquidität sichern

Sobald du die Ursachen kennst, kannst du gezielt langfristige Maßnahmen umsetzen, um dein Unternehmen wieder finanziell stabil aufzustellen.



Schritt 1: Liquiditätsplanung [&] Controlling verbessern

Frage dich:

Hast du einen täglichen Überblick über deine Ein- und Auszahlungen?

Gibt es eine Liquiditätsplanung für die nächsten 3, 6 oder 12 Monate?

Lösung:

Einführung eines Liquiditätsplans mit wöchentlichen Cashflow-Prognosen.

Automatisierung durch digitale Controlling-Tools (z. B. Power BI, DATEV, Addison).



Warum wichtig? Ohne klare Zahlen bleiben Liquiditätsprobleme oft unbemerkt, bis es zu spät ist.



Schritt 2: Kostenstruktur optimieren

Welche Fixkosten kannst du reduzieren, ohne das operative Geschäft zu gefährden?

Möglichkeiten zur Kostensenkung:

- Mietkosten neu verhandeln oder Flächen verkleinern.

- Personalkosten durch Kurzarbeit oder interne Umstrukturierung optimieren.

- Outsourcing von nicht-kerngeschäftlichen Prozessen prüfen.



Warum wichtig? Starre Fixkosten sind oft der Hauptgrund für Liquiditätsengpässe.



Schritt 3: Finanzierung optimieren [&] Liquidität beschaffen

Falls du trotz Maßnahmen weiter Liquiditätsprobleme hast, gibt es verschiedene Finanzierungsoptionen:

- Kredite umstrukturieren: Mit Banken über neue Tilgungspläne oder Stundungen verhandeln.

- Factoring nutzen: Offene Rechnungen direkt verkaufen, um sofort Cash zu generieren.

- Öffentliche Fördermittel prüfen: Je nach Unternehmenssituation kann es Zuschüsse oder zinsgünstige Kredite geben.



Warum wichtig? Eine zu hohe Fremdfinanzierung kann dein Unternehmen zusätzlich belasten – daher sollten Kredite klug strukturiert sein.



Insolvenz vermeiden: Ist eine Sanierung gem. StaRUG eine Option?

Falls deine Liquiditätsprobleme trotz Maßnahmen bestehen bleiben, solltest du prüfen, ob eine Restrukturierung nach dem StaRUG (Stabilisierungs- und Restrukturierungsgesetz) eine Alternative zur Insolvenz ist.



Vorteile einer StaRUG-Restrukturierung:

Keine Insolvenz – Unternehmen bleibt handlungsfähig.

Schutz vor Zwangsvollstreckung durch Gläubiger.

Sanierung mit klarer Strategie unter eigener Kontrolle.



Tipp: Falls dein Unternehmen noch zahlungsfähig, aber akut gefährdet ist, kann StaRUG eine sinnvolle Lösung sein.



Fazit: Liquidität sichern = Zukunft sichern



Ein funktionierendes Liquiditätsmanagement ist das wichtigste Instrument, um Krisen zu überstehen. Wer frühzeitig Zahlungsströme kontrolliert, Kosten optimiert und Finanzierungsoptionen nutzt, kann das Unternehmen nachhaltig stabilisieren.

Es sind 3 Datentöpfe notwendig: Der Auftrags-Topf, der Lagerbestands-Topf und ein „Fehler-Topf“.

Der wichtigste „Topf“ ist der Auftragstopf.

Während Aufträge historisch mit Zeitschiene betrachtet werden, interessiert beim Lagerbestand momentan nur die Blickaufnahme des aktuellen Wertes.

Für den Fehlertopf sind ebenfalls andere Blickwinkel notwendig.

Hier sind die Informationen welche für die Erstellung der Töpfe erforderlich sind:

Lagerbestand

Artikelgruppe / Kategorie

Lager

Lagerort

Einheit (Stk/Liter o.ä.)

Anzahl

Einkaufspreis je Einheit

EK-Wert des Artikels (Anzahl * Einkaufspreis)

Auftragstopf

Auftragstabelle.Auftrag erstellt am

Auftragstabelle.Auftragsnummer

Auftragstabelle.Kundennummer

Auftragstabelle.Absatzweg

Auftragstabelle.Zahlungsart

Tabelle Rechnungsadresse.Rechnungsadresse

Tabelle Lieferadresse.Lieferadresse (mindestens das Land)

Auftragspositiontabelle.Artikelnummer

Auftragspositiontabelle.Anzahl

Auftragspositiontabelle.Verkaufspreis Brutto

Auftragspositiontabelle.Verkaufspreis Netto

Artikel / Artikelnamentabelle.Artikelname (DER Standardname des Artikels)

Kundenmatchingtabelle.Artikelnummer des Kunden

Artikel.Kategorie des Artikels mit allen Oberkategorien

Hiermit ist eine erste Auswertung möglich, zum Beispiel der Umsatz je Kunde in Tag/Woche/Monat

Fehlertopf

Alle Abweichungen die zu einem falschen Ergebnis führen können, können über Filderung sichtbar gemacht werden

- Artikel ohne Einkaufspreis

- Artikel ohne Länge + Breite + Höhe + Gewicht (keine Versandkosten messbar)

- Artikel ohne Marketingbudget

- Aufträge mit Verlust

- Artikel ohne Verkäufe auf einem Absatzweg

usw.

Die folgenden Bücher haben meine eigene unternehmerische Denkweise geprägt. Sie sind keine Buchhaltungsliteratur, sondern helfen dabei, Unternehmen bewusst zu führen, zu strukturieren und langfristig wettbewerbsfähig zu machen.

Ich empfehle sie, weil sie genau die Denkmodelle liefern, die im Alltag vieler Unternehmer fehlen – und die sich direkt auf Zahlen, Entscheidungen und Führung auswirken.

Stefan Merath – Der Weg zum erfolgreichen Unternehmer

Ein Grundlagenwerk für Unternehmer, die aus dem operativen Hamsterrad aussteigen wollen. Das Buch zeigt, wie sich die Rolle vom Selbständigen zum echten Unternehmer entwickelt – mit Fokus auf Verantwortung, Struktur und unternehmerisches Denken.

Stefan Merath – Dein Wille geschehe – Führung für Unternehmer

Dieses Buch vertieft das Thema Führung aus unternehmerischer Sicht. Es geht um Klarheit, Haltung und Entscheidungsstärke – nicht um Motivationstechniken. Besonders relevant für Unternehmer, die Teams aufbauen und dauerhaft führen wollen.

Robert T. Kiyosaki – Reichtum kann man lernen

Ein Perspektivwechsel im Umgang mit Geld. Das Buch erklärt, warum Einkommen, Vermögen und Liquidität unterschiedliche Dinge sind – und warum viele gut laufende Unternehmen trotzdem finanziell instabil sind.

Robert T. Kiyosaki – Cashflow Quadrant

Eine klare Einordnung verschiedener Einkommens- und Unternehmensmodelle. Hilfreich, um zu verstehen, warum manche Geschäftsmodelle skalieren – und andere dauerhaft vom Unternehmer abhängig bleiben.

Dale Carnegie – Wie man Freunde gewinnt

Ein Klassiker über zwischenmenschliche Kommunikation und Wirkung. Für Unternehmer besonders wertvoll im Umgang mit Mitarbeitern, Geschäftspartnern, Banken und Kunden. Führung beginnt nicht bei Zahlen, sondern bei Menschen.

Sunzi – Die Kunst des Krieges

Ein strategisches Werk über Vorbereitung, Positionierung und Entscheidungsfindung. Übertragbar auf Unternehmensführung, Wettbewerb und Krisensituationen. Nicht als Kampfmanual, sondern als Denkmodell für strategische Klarheit.

Einführung in das TPM (Total Productive Maintenance)

Kein klassisches Managementbuch, sondern ein System zur nachhaltigen Steigerung von Effizienz, Qualität und Verfügbarkeit. TPM verbindet Zahlen, Prozesse und Menschen – und ist besonders relevant für produzierende Unternehmen und Organisationen mit operativer Komplexität.

Scaling up 2..0

Alex Hormozi - 100  Mio Offer

• Den Google Drive oder Microsoft Ordner wo Belege abspeichert werden als Import Ordner an Getmyinvoices (GMI) anbinden, automatisch alle 2 Stunden abholen lassen

  • Die Buchhaltungs-E-Mail-Adresse als Import E-Mail-Adresse an GMI anbinden. GMI holt alle pdf ab, lässt die E-Mails aber wie sie sind im Postfach liegen

• GMI prüft automatisch auf Duplikate und lädt alle Belege nur einmal in Datev hoch (Invoicefetcher zum Beispiel macht das nicht)

• GMI an Datev anbinden, Belegbilder sollen einmal alle 6 Stunden an Datev übertragen werden. Mit Übertragung soll archiviert werden. Die nicht archivierten Belege sind sichtbar, diese sind wegen eines Fehler nicht an Datev übertragen worden

• Die genutzten Portale an GMI anbinden, damit Rechnungen automatisch heruntergeladen und an Datev gesendet werden (Amazon Gebührenrechnungen, Amazon Einkäufe, Google & Meta  Werbungskostenrechnungen, Canva, ChatGTP, DHL, Telekom, FBAExcel, es gibt sehr viele Anbindungen

• Die AMEX Karte als Bankkonto in GMI anbinden, dann kann der Buchhalter aus GMI direkt wöchentlich die Amex buchen und braucht dich nicht nach den Kontoauszügen fragen

• Wenn du eine Amex Platin hast, gibt es einen sehr grossen Rabatt bei GMI

• Gebe den Zugang für GMI an deinen Steuerberater/Buchhalter, dann kann er wöchentlich die hängenden Belege selbst prüfen und neu anstossen

Bezahle wöchentlich (donnerstags?) aus Datev Unternehmen online heraus deine Rechnungen an Deutsche Geschäftspartner. Hier findest du dazu die Vorgehensweise die allen Arbeit spart:

• Die Buchhaltung bekommt täglich automatisch alle Belege über Getmyinvoices

• Die  Buchhaltung bucht diese Belege wöchentlich an einem festen Tag (Bsp. Mittwoch)

• Buchhaltung lädt offene Zahlungen in Datev Unternehmen Online hoch

• Du wählst Donnerstags aus und bezahlst über Datev Unternehmen Online

• Ausländische Zahlungen sind komplex, das würde ich außerhalb Datev machen

Das spart für beide Seiten viel Arbeit und beschleunigt dabei alle Prozesse. 

OPOS heißt Offene Position.

Entweder eine Rechnung ohne Zahlung, oder eine Zahlung ohne Rechnung.

Der Geschäftsvorgang ist nicht geschlossen.

Das wird unterteilt in Richtung Kunden/Marktplätze (Debitoren) und in Richtung Lieferanten/Geschäftspartner (Kreditoren)